|
|
|
 |
ActionBase משפרת את השירות שמקבלים תושבי ראשון לציון
מערכת ActionBase מאפשרת לעיריית ראשון לציון
לנהל תהליכים אדמיניסטרטיביים וארגוניים אוטומטית, לפשט הליכים בירוקראטיים
ולשפר משמעותית את השירות לתושבים
|
הפרוייקט בקצרה
|
פרטי הארגון
שם הארגון: עיריית ראשון לציון
מגזר: מוניציפאלי
צרכי הארגון
▪ שיפור רמת השירות לתושבים
▪ מיכון תהליכים ידניים
▪ הנגשת מידע לתושבים
▪ פישוט וצמצום הליכים בירוקראטיים
▪ ניצול מיטבי של משאבי ה-IT
|
פתרון
מערכת ActionBase לניהול משימות, תהליכים והחלטות בארגון
הצלחות עיקריות
▪ שיפור מערך השירותים מבוססי טכנולוגיה
▪ ניהול ומעקב אחר משימות ופיקוח על תהליכים חוצי ארגון
▪ תהליכים אדמיניסטרטיביים וארגוניים מנוהלים אוטומטית
▪ חסכון בכוח אדם, זמן ומשאבים
▪ צמצום עלויות תפעול
|
עיריית ראשון לציון
ראשון לציון שנוסדה כמושבה חקלאית בשנה 1882 ע"י אנשי העלייה הראשונה, הוכרזה כעיר בשנת 1950 והיום הינה העיר הרביעית בגודלה בישראל. ראשון לציון המדורגת במקום ה- 7 מתוך 10, בדירוג החברתי-כלכלי של ישראל, מהווה מוקד משיכה למשפחות וזוגות צעירים ואוכלוסייתה, המונה 248,000 תושבים גדלה בקצב של 1.2%בשנה.
העיר השוכנת לחוף הים התיכון משתרעת על פני כ- 60,000 דונם וכוללת מבנים היסטוריים כגון בית הספר, היקב, ובית העם העבריים הראשונים, לצד שטחי מסחר רבים ואזורי תעסוקה מגוונים, ביניהם: מרכזי המסחר והבילוי סינמה סיטי ואיקאה, קניון הזהב ועוד.
האתגר – תושבים מרוצים בעיר מטופחת
|
איכות החיים של תושבי העיר נמצאת בראש סדר העדיפות של עיריית ראשון לציון. העיר שנמצאת בתנופת פיתוח אדירה שמה לה למטרה לספק לתושביה מערך שירותים נרחב בסטנדרט הגבוה, שיאפשר לטפח את רווחתם.
תוכנית פיתוח הרב-שנתית של העירייה כוללת פרויקטים רבים של שיפוץ, בנייה ושיפור תשתיות לצד מגוון נושאים רחב החל מטיפול בבני הנוער, דרך טיפוח פני העיר, דיור בר השגה, חינוך, צמצום הפערים בין חלקי העיר, שיפוץ מסיבי ובנייה מחדש של בתי ספר רבים, הקמת אזורי תעסוקה ומסחר ועוד.
כחלק מחזון העירייה להתייעל באופן מתמיד ולספק לתושבים את השירות הטוב ביותר, החל אגף המחשוב של עיריית ראשון לציון במהלך של אימוץ טכנולוגיות מידע חדשניות ומינופן לטובת ניצול מיטבי של משאבי ה-IT, הנגשת המידע לתושבים וצמצום הליכים. לדברי איציק כרמלי, מנהל מערכות המידע של עיריית ראשון לציון: "לאחר בחינה מעמיקה של מספר פתרונות בשוק, החלטנו לבחור במערכת ActionBase של Top Solutions כתוכנה המתאימה ביותר בשל יעודה לניהול ומעקב אחר משימות והחלטות בארגון.
|
 |
הפתרון – כלי אנאליטי לניהול ומעקב אחר תהליכים, החלטות ומשימות
כ- 1,400 עמדות מחשב מנהלות את השירותים המוניציפאליים שמעניקה עיריית ראשון לציון ל- 248 אלף תושביה. בסביבת עבודה בה מתבצעים תהליכים רבים באופן ידני, ללא תיאום בין הגורמים השונים, נוצר אתגר לא פשוט לנהל ולעקוב אחר הדברים. מערכת ActionBase מאפשרת להגדיר, לבצע ולעקוב אחר תהליכים ארגוניים, שמנוהלים בדרך כלל בתכתובת דואר אלקטרוני, דו"חות אקסל ומסמכי אופיס רבים, וגורמים לעומס מידע, חוסר יעילות ואי עמידה ברגולציות.
במסגרת הפרויקט, שנמשך כחצי שנה, ביצע צוות Top Solutions תהליך אפיון ממוקד, שכלל סקר מעמיק לבחינה, מיפוי, תחקור וניתוח יחידות התפעול השונות והגדרת הדרישות והצרכים. בתום התהליך הוטמעה בהצלחה מערכת ActionBase for Office בלשכתו של דב צור, ראש עיריית ראשון לציון ובלשכת המנכ"ל פרנקו גונן. במקביל להטמעת המערכת, ערך צוות Top Solutionsהדרכות אישיות בקרב כ-100 משתמשים בעירייה.
"לאחר שנים של עבודה ידנית ואין סוף פתקים מפוזרים על השולחנות הוחלט על מעבר למערכת ממוחשבת. מצאנו במערכתActionBase כמערכת המתאימה ביותר עבורנו לניהול פרוטוקולים והנחיות בארגון. מתאר כרמלי, ומוסיף "היישום החדש מקל על מנהלים ועובדים בעירייה לנהל ולעקוב אחרי משימות באופן ממוחשב ויעיל, תוך שליטה ובקרה גם על תהליכים חוצי ארגון. היתרונות של Action Base בגמישותה להיקלט בארגון כמו שלנו שעבד עד כה בשיטות מסורתיות הובילה להטמעה מוצלחת שמעודדת אותנו להמשיך ולאמץ פתרונות טכנולוגיים נוספים."
התועלת – ניהול משימות, החלטות ופיקוח על תהליכים חוצי ארגון באופן ממחושב
מערכת ActionBase מאפשרת ליזום ולנהל במקום אחד את כל הפעולות הנובעות מתהליכים דינמיים המתרחשים בארגונים, ולייעל את שיתוף המידע בין כל הגורמים המעורבים בתהליך בארגון ומחוץ לו. המערכת מספקת למנהלים סטאטוס עדכני ושקיפות מלאה לתוך כל שלב בביצוע התהליכים הארגוניים, ולקבל החלטות בזמן אמת כאשר נדרשת התערבות אנושית במהלך העבודה.
"היום כל מידע שדורש מעקב בעירייה, נפתח באימייל כמסמך ActionBase עם משימה ולו"ז לביצועה." מספר כרמלי ומפרט "אם העירייה החליטה למשל לרכוש מחשבים לתלמידי בתי הספר, מנהל הרכש שולח אימייל לאחראי לכך בעירייה שמקבל אוטומטית בקשה מסודרת עם משימות מוגדרות, כמו מה עליו לבצע, באיזה תקציב, עד מתי. הנמען מחויב לעדכן את המסמך ולשלוח חזרה למנהל הרכש, שמצידו מקבל חיווי מהרגע שהעובד פתח את המייל ובכל רגע נתון מאותו שלב ואילך."
המערכת שפועלת באינטגרטיביות מלאה לאופיס, מחברת בין עולם המסמכים, המשימות והחלטות ובין סביבת העבודה הטבעית של העובד. כך מנהלים יוצרים משימות לתהליכים אנושיים שונים בארגון, שולחים אותן ישירות מהמערכת למייל של העובד, ועוקבים אחר ביצוען באופן שוטף.
"עם ActionBase כל המידע הארגוני מרוכז, זמין ונגיש וכל התהליכים האדמיניסטרטיביים והארגוניים מנוהלים אוטומטית." מציין כרמלי. "כל עובד בארגון מקבל רק את המידע הרלוונטי לגביו, אפשר להבחין בין מידע אינפורמטיבי למידע שדורש מעקב משימתי, ולכן כולם יכולים להתמקד בליבת עיסוקם ולא לבזבז זמן על חיפוש מידע, מעקב ובקרה. היכולות הללו מאפשרות לנו לקבוע סדרי עדיפויות לטיפול בנושאים, מונעות התמסמסות נושאים חשובים וכמובן, חוסכות לנו זמן יקר, ועלויות והשירות שמקבלים התושבים משתפר בהתאם."
|