סקרים ארגוניים הפכו כלי ניהולי לא רק עבור מחלקת משאבי האנוש אלא עבור כל מנהל בארגון אשר מעוניין בתהליך מדיד אשר יבחן את התקדמות המחלקה שלו בפרמטרים החשובים לאותה יחידה.

איך מקיימים תהליך נכון? איך מחזקים את המנהלים ומכוונים אותם למצות את כלי הסקר לטובת קבלת החלטות ארגוניות מורכבות. איך מגייסים את העובדים ומגיעים לאחוז מענה גבוה על הסקר?

להלן טיפים ב 4 שלבים אשר יהפכו את תהליך הסקירה בארגון לאיכותי, מכוון מטרות ומניב תוצאות.

בניה של תהליך נכון:

  1. בנית השאלון/הסקר
  2. תקשרו התהליך בתוך הארגון או הקבוצה הנבדקת
  3. קבלת התוצאות
  4. העצמת המנהלים

בנית שאלון/סקר עובדים

נסחו קונקרטי –ניסוח השאלה צריך להיות מדוייק, מובן וברור . לדוגמא : במהלך הרבעון האחרון, למדתי מהמנהל שלי דברים שקדמו אותי מקצועית.

תארו תרחיש –  לדוגמא: אני יכול להצביע על אירוע בו מישהו בצוות שלי העלה יוזמה וזו יושמה הלכה למעשה.

שאלות אשר תחומות בזמן – לדוגמא: בשנה האחרונה התמודדתי בעבודה עם אתגר שאפשר לי ללמוד דברים חדשים.

ניסחו שאלות מכוונות תוצאה סופית – לדוגמא: בזמן האחרון אמרתי לעצמי מספר פעמים שאני שמח לעבוד בחברה.

תארו מציאות בפועל – לדוגמא: בצוות שלי אנו מגבים אחד את השני בעת הצורך.

מתקשרים את התהליך

מייל מהמנכ"לית או ממשאבי אנוש – עם כמה דגשים

  • מהן המטרות – מה אנחנו רוצים להשיג באמצעות הסקר
  • מהן הציפיות – קבלת תמונת מצב כבסיס לתכניות העבודה
  • חשיבות הסקר – הסקר מהווה ערוץ חשוב עבורנו ללמידה ולקבלת החלטות
  • הצגת ההזדמנות בסקר כמקור השפעה ישיר על חווית העבודה של כולנו
  • אנו מחוייבים להקשיב ולשפר

מייל עלייה לאויר

  • שמירה על דיסקרטיות המשיבים
  • הצגת לו"ז לירידה מהאוויר
  • ציון הדגשים במילוי הטופס
  • שימוש בלשון זכר/נקבה
  • סיום המייל : תודה על שיתוף הפעולה והזמן שהקדשת

תזכורות

  • נותרו עוד X ימים להזדמנות למלא את הסקר ולהשפיע + קישור לכניסה לטופס

מייל תודה בירידה מהאוויר

  • התייחסות לאחוזי מענה ותודה לכל מי שבחר להשתתף ולהצביע
  • ציון ופירוט אבני דרך להמשך התהליך
  • מחויבות ללמוד מהנתונים ולפרסם נושאים לטיפול
  • ההנהלה מייחסת חשיבות לתהליך ולתוצאות

פרסום עיקרי הממצאים והנושאים שנבחרו לטיפול ברמת החברה

  • מומלץ לתקשר לעובדים באמצעות מנהלי היחידות אך אפשרי גם באמצעות מייל מרכזי
  • הזמנה לקבל מהעובדים הבהרות לגבי נושאים שהפתיעו אותנו.

אופציונלי- קול קורא לשולחנות עגולים העלאת רעיונות לכיווני פעולה

  • חשוב לנו לשתף אתכם גם בעיצוב הפתרונות
  • על תהליך איסוף הרעיונות והצגתם בשולחן ההנהלה

מקבלים את התוצאות

טיפים לקריאת התוצאות:

  • ההקשר חשוב – איך הנתונים מתחברים לתהליכים שקורים היום ביחידה ולמציאות העסקית?
  • תוצאות אל מול ציפיות – למה בנתונים התחברת ומה הפתיע אותך?
  • מה שמעניין נמצא בקצוות – חפש את השאלות בהן המענה היה גבוה או נמוך יחסית לשאר הממצאים.
  • חפש דפוסים – חפש מכנה משותף בשאלות בהן שביעות הרצון הייתה נמוכה או גבוהה
  • הממצאים הם יחסיים – האם קיימים הבדלים בין דרגים? בין יחידות? בין שנות וותק?
  • מה הסיפור? האם אתה יכול לספר את תמונת נמצב בצוות/ביחידה בשלושה משפטים.

תהליך ארגוני בפעולה-

הזדמנות מצויינת להעצמת המנהלים בארגון!

  • לאפשר להנהלות היחידות להכניס שאלות שמעסיקות אותן
  • ליווי אישי למנהלי יחידות בקריאת התוצאות
  • הצגת התוצאות וניהול שולחנות עגולים בכנס הנהלה מורחבת
  • סדנה למנהלים בדרגי ביניים וזוטרים לעבודה עם תוצאות הסקר ביחידות שלהם
  • מנהלים מובילים קבוצות דיון עם עובדים להעמקה בנושאים שנבחרו בטיפול
  • מנהלים מובילים צוותי משימה לטיפול במיקודים שנבחרו
  • תוכניות לשיפור חוצות ארגון- בנית תוכניות לפיתוח למנהליעם על סמך התוצאות
  • ליווי אישי של מנהלים המתמודדים עם אתגרים העולים מתוצאות הסקר ביחידה

בהצלחה!

קרדיט: לוטם סנסינג