מערכת eDocs DM הינה הסביבה המתקדמת ביותר לניהול מסמכים מכל סוג ופורמט. המערכת הנה בעלת פונקציונאליות עשירה, ממשקי משתמש אינטואיטיביים (GUI) ידידותיים למשתמש.
חברת Open Textהינה חברה בינלאומית ציבורית הנסחרת בבורסה בקנדה ובארה"ב. החברה קיימת כבר עשרים שנה, והינה כיום בין ארבע החברות המובילות בעולם בנושא של מערכות ניהול מסמכים (על פי חברת הייעוץ גרטנר. התמחותה העיקרית של החברה היא ב ECM(ניהול תוכן ארגוני). למוצריה יש מיליוני משתמשים ברחבי העולם. מערכות Open Textנמצאות בארגונים שבהם המידע הוא קריטי לפעילות שוטפת: מוסדות פיננסים, חברות ממשלתיות , חברות רפואה, משרדי עורכי דין ועוד.
ביום ה- 3 באוקטובר הסתיימה רכישת חברת Hummingbird על ידי חברת Open Text .
איחוד זה הביא להקמתה של ספקית פתרונות - ECM הגדולה והמובילה בעולם. חיבור זה של שתי חברות שנחשבו כל אחת לחוד כמובילות בתחום על ידי כל האנליסטים – פורסטר, גרטנר וכו' , יחד עם רכישות אחרות שבוצעו ע"י חברות אילו בשנה האחרונה יוצרים עושר אדיר של פתרונות ומוצרים מבית אחד.
החברה המאוחדת הינה החברה הגדולה בתחום מבחינת היקף מכירות וכמות משתמשים ולקוחות וללא ספק בעלת סיפור הדרך המרשים ביותר.
להלן רשימה חלקית של הלקוחות בארץ ובעולם:
רפא"ל, פלאפון, רשות ההגבלים העסקיים, אוניברסיטת בן-גוריון, אקו"ם, דרך ארץ, הרצוג פוקס נאמן עו"ד, מועצה אזורית תמר, מכון מור, קונצרן נטפים, סומך חייקין KPMG, פארמוס, רשות הנמלים והרכבות, החברה לתשתיות נפט ואנרגיה, אגת הנדסה, נת"ע מסילות, יפה נוף הנדסה, אמי מתום הנדסה, אשטרום, שיבולת עו"ד, PRS Mediterraneanועוד.
Mercedes-Benz, Fiat, Pirelli, Boeing, NASA, The White House, EDS, Du Pont, General Mills, Nabisco, Hewlett Packard and more.
הפתרון מבית Hummingbird- Open Textמוגדר ע"י בכירי האנליסטים בתחום כמוצר דגל -LEADER בשוק ה- Enterprise Content Management. ככזה, יעניק לכם המוצר פתרון מצוין לצרכים העכשוויים של הארגון וכן יאפשר לכם בעתיד לתת מענה מהיר ואופטימאלי לצרכים נוספים לכשיתעוררו בקרב המשתמשים. בחירה בפתרון הממוצב כפתרון מוביל מבטיחה לכם כלקוחות לעמוד תמיד בחזית הטכנולוגיה- להוביל ולצבור יתרון יחסי בכל הקשור בניהול מסמכים והשלכותיו על מעמד הארגון מבחינת שירות ללקוח.
מערכת eDocs DM– תיאור המוצר
נגישות למערכת מתאפשרת מחמישה ממשקי משתמש שונים: ממשק ה- Outlook, ממשק Web, ממשק אפליקטיבי, ממשק מתוכנות ה- Office וממשק לעבודה ב- Offline. כמו כן המערכת משמשת תשתית ניהול תוכן רוחבית עבור אפליקציות ארגוניות ומאפשרת נגישות ואכסון מסמכים לאפליקציות הייעודיות בארגון.
שמירת מסמכים
קיימות מספר אפשרויות ליצירת מסמכים חדשים במערכת:
מתוך האפליקציה, תבניות, מסמך נייר ,ייבוא קבצים חיצוניים למערכת ושמירת דוא"ל(INBOX) ופקסים במערכת.
המערכת מאפשרת למשתמש לתייק מסמכים בצורה קלה ואינטואיטיבית מכל אפליקציה חלונאית כגון: OFFICE, AutoCAD, Visio, Acrobat Imaging , Photoshop ועוד. המשתמש עובד בסביבת העבודה הטבעית לו ומתחיל את תהליך השמירה כרגיל . עם הפעלת פקודת השמירה מופיע בפניו חלון הפרופיל של המסמך ובו הוא מזין את מאפייניו. ניתן לקבוע מספר בלתי מוגבל של מאפיינים בפרופיל המסמך. כמו כן, ניתן לקבוע מאפיינים שונים לפרופילי מסמכים שונים עבור כל אפליקציה, קרי ניתן לקבוע צורת תיוק אחת למסמכי נייר, צורת תיוק אחרת למסמכי Officeוכן הלאה, או להגדיר מספר פרופילים שונים לארגון (פרופיל לשיווק, פרופיל לפיתוח וכיו"ב). את המסמך שנוצר ניתן לשתף עם משתמשים נוספים, תחת מערך של הרשאות גישה מגוונות, לצורך עבודה משותפת, שיתוף מידע ומחזור מסמכים, או להגדירו לעיניהם של מספר מצומצם של משתמשים.
ניהול
מרגע כניסתו של המסמך למערכת, כל פעולה המבוצעת על המסמך כגון : עריכה, צפייה, שליחה בדואר, הדפסה, יצירת גרסה וכיו"ב, נרשמת בהיסטוריה של המסמך ומתועדת עם מהות הפעולה, המבצע, תאריך הפעולה, זמן הפעולה והגרסה עליה בוצעה הפעולה. דבר זה מאפשר מעקב אחר מהלך החיים של המסמך, החל מרגע יצירתו או קליטתו במערכת.
למערכת מנגנון מובנה של ניהול ובקרת גרסאות. לכל מסמך ניתן ליצור עד 99 גרסאות ועוד 26 תת-גרסאות לכל גרסה, סה"כ 2574 גרסאות. ניתן לקבוע כי בעת יצירת גרסה חדשה למסמך, ננעלת אוטומטית הגרסה הקודמת לעריכה. בנוסף, ניתן לקבוע גרסה מסוימת כגרסה סופית להפצה, להגדירה כ – Published Version, ולאפשר למשתמשים גישה וצפייה אך ורק בגרסה זו (למרות שיכולות להיות מספר גרסאות למסמך), תוך המשך עבודה על גרסה טיוטא חדשה לדוגמא מבלי ששאר המשתמשים מודעים לקיומה, מה שמונע טעויות בעבודה עם גרסאות לא עדכניות.
ניתן להעביר כל מסמך בדואר אלקטרוני (כמצביע או כהעתק) למשתמשים אחרים לצורך סבב הערות, או באמצעות תהליך ניתוב (Routing / Workflow). המערכת דואגת לנעול את המסמך כאשר משתמש פותח אותו לעריכה, כך שלא ייווצר מצב של עריכה בו-זמנית של מסמך, אך מצד שני אין מגבלה למספר המשתמשים הפותחים מסמך לצורך צפייה בלבד לדוגמא.
ניתן לקבוע כללים לגבי מחיקה והשמדה של מסמכים, קרי האם מותר בכלל למחוק מסמך, האם מותר למחוק גרסאות ספציפיות, האם מותר למחוק את המסמך הפיזי אך להשאיר את פרופיל המסמך (את הרשומה שלו בבסיס הנתונים) וכד'.
חיפוש
ישנן מספר רב של אפשרויות חיפוש מסמכים במערכת:
* מסמכים שנערכו לאחרונה – תצוגה קבועה של 30 מסמכים שנערכו לאחרונה ע"י המשתמש.
* פרופיל חיפוש - מאפשר לחפש מסמכים במערכת בעזרת מידע הנמצא בתוך פרופיל המסמך ובתוכן המסמך.
* חיפוש תוכן טקסטואלי– חיפוש תוכן המאפשר לחפש מסמכים במערכת בעזרת טקסט הנמצא בתוך פרופיל המסמך ו/או בתוכן המסמך.
* חיפוש מותאם– חיפוש מותאם אישית המאפשר ליצור חיפוש מפורט בתוכן המסמך ובפרופיל שלו.
המערכת מאפשרת ביצוע חיפוש יעיל ומהיר לפי כל שדה מפתוח ולפי שילוב של ערכי מפתוח. לדוגמא, חיפוש כל המסמכים השייכים למשתמש מסוים, הרלוונטיים למוצר מסוים, שתויקו במערכת בטווח תאריכים מסוים וכיו"ב. ניתן כמובן לבצע חיפוש וחיתוך לפי כל מאפיין, למיין את תוצאת החיפוש לפי כל מאפיין ועוד.
מערכת ניהול המסמכים eDocs DM מגיעה עם מנוע אחזור טקסט חופשי eDocs Search Server, גם הוא מבית Open Text. מנוע זה משמש בכל מוצרי eDocs ובעזרתו מבוצע קידוד תוכן המסמכים בצורה אוטומטית, ואחזור טקסטואלי על בסיס שלושה אלגוריתמים בהם המנוע משתמש. מנוע זה בונה אינדקסים חכמים הן של תוכן המסמכים והן של שדות הפרופיל, כך שניתן בחיפוש טקסטואלי אחד לחפש הן בתוכן המסמכים והן במאפיינים שלהם בפרופיל המסמך. מנוע החיפוש הינו Full Unicodeותומך בצורה מלאה בחיפוש תוכן בעברית, כולל תמיכה בלשנית (linguistic). תוצאות החיפוש אחר תוכן מסמך מוחזרות כשהן ממוינות לפי מידת הרלוונטיות למחרוזת החיפוש.
צפייה
כל מסמך יפתח באפליקציית המקור שלו . בנוסף למערכת Viewerמובנה התומך במעל ל – 200 פורמטים וסוגים של מסמכים, לרבות כל סוגי התמונות, שרטוטי AutoCAD(DWG), Email, Officeועוד, מה שמאפשר שיתוף מידע גם עם משתמשים אשר לא מותקנת להם בתחנת העבודה תוכנה כלשהי (לדוגמא, אין צורך ברכישת והתקנת AutoCADבכל תחנה על מנת לאפשר צפייה בשרטוטים, אלא רק בתחנות אשר בהן נדרשת עבודת עריכה של השרטוטים).למערכת גם מנגנון המרה אוטומטי לפורמט HTMLשל המסמכים – Preview Generator, המאפשר לצפות במסמך או לקבל תצוגה מקדימה שלו בפורמט סטנדרטי HTML.ניתן לחבר במערכת לכל אפליקציה כל Viewerהקיים בשוק, בהתאם לצרכי הלקוח, במידה וקיים צורך לנהל מסמכים בפורמט ייחודי ולא סטנדרטי ולאפשר צפייה בהם. |
