ניהול מסמכים

המוטיבציה: MS Sharepoint Portal Server    הינו כלי אפקטיבי ליצירת וניהול תוכן ארגוני, שיתוף מסמכים וזירוז תהליכים עסקיים משותפים. על מנת להפוך את תשתית ה SPS לפלטפורמה רבת עוצמה ולשלבה עם תהליכים ואפליקציות ארגוניות נוספות נדרש לתת מענה לטיפול בהיקפי מידע גדולים, התקנות SPS רחבות, ארכוב ודילול נפחים, גיבוי, שימור ארוך טווח, אינטגרציה לתהליכים עסקיים רוחביים וניהול מסמכים מבוקר (בעיקר לתכנים בעלי אופי משפטי).

קהל יעד: ארגונים המיישמים SPS (2003 או MOSS) הנדרשים לאחד או יותר מההבטים הבאים:

·       Enterprise wide deployment – ישומים רחבים בהם יש ריבוי שרתים / אתרים / תכנים.

·       Regulated Industries / Publicly traded companies

·       Long term preservation of content – שימור ארוך טווח של תוכן (בהיבט של תשתית אחסון).

הפתרון: LiveLink for MS Sharepoint Integration. זהו סל פתרונות משלימים ל SPS, חלקם טכנולוגיים/תשתיתיים וחלקם אפליקטיביים:

·       Archiving and Records Management – מנגנון לארכוב וניהול רשומות משולב ב - SPS . המוצר העברת מסמכים מתוך מערכת ה SPS באופן אוטומטי או מתוזמן. כך שבפועל ניתן יהיה לשמר בתוך בסיס הנתונים של ה SPS רק את הפרופיל של המסמך המקורי בעוד המסמך עצמו יישמר במערכת הארכיון. תרחישים אלו מאפשרים לדלל באופן משמעותי את נפח המסמכים וגודל בסיס הנתונים הנשמרים בשרת ה SPS ולהשפיע באופן ישיר על ביצועי המערכת.

·       BPM Integration – אינטגרציה למנגנון ה BPM LiveLink , תוך שימוש במנגנון הטפסים המובנה של המוצר לחולל תהליכים על בסיס מנוע ה BPM ולחשוף תהליכים וטפסים אלו בפורטל הארגוני.

·       Regulated Documents –  אפליקציה ייעודית מבית OpenText שנועדה לתת מענה לחברות מתחום ה Pharma לתמיכה בתהליכי המו"פ הפנימי והגשת האישורים הנדרשים ל FDA. האפליקציה מבוססת על תשתיות LiveLink ומשולבת בסביבת ה SPS ומאפשרת ניהל מחזור חיים וניהול מסמכים מבוקר בתאימות לתקינה הנדרשת בתחום זה. (מידע נוסף http://www.opentext.com/2/sol-products/sol-pro-records-management/pro-ll-regulated-documents-rm.htm)

·       אפליקציות ייעודיות נוספות – Contract LifeCycle Management  ו Case Management. אפליקציות ייעודיות המשלבות את מנועי LiveLink השונים.