תוכניות עבודה במיקוד מהיר – בעידן של חוסר וודאות

כך רשות מקומית יכולה לתכנן ולהצליח גם בעידן של חוסר ודאות 

שנת 2025 הביאה איתה שורה של אתגרים לרשויות המקומיות: שינויים בהנהגה, קיצוצים תקציביים, דרישות ציבור הולכות וגוברות – ומעל הכול, תחושת חירום מתמשכת. המציאות מחייבת שינוי גישה: לעבור מתכנון ארוך טווח ומסורבל – למיקוד במימוש מהיר, מדיד ושותף. 

פחות תכנון. יותר מימוש. 

במציאות בה לא ניתן לחזות את החודשים הקרובים, תהליך התכנון הקלאסי – שמבוסס על שלבי עומק, היררכיות ותקצוב מדויק – אינו רלוונטי. הפתרון: תכנון רזה, מהיר, ממוקד תוצאה, שנבנה על שיתוף אמיתי של כלל הגורמים הארגוניים. 

כך נראית גישת התכנון החדשה: 

בחירת 5 יעדים לשנה הקרובה, עם מדדי תוצאה ברורים 
במקום לנסות לנהל עשרות יעדים ומטרות בו זמנית, הגישה החדשה ממליצה להתמקד במספר מצומצם של יעדים בעלי השפעה ממשית. כל יעד מלוּוה במדד תוצאה כמותי (כגון העלאה ב-X% במדד שביעות רצון) שמסייע למדוד הצלחה בצורה ברורה. הגדרה מדויקת של יעד ותוצאה מבטיחה שכל גורם בארגון מבין מה נדרש – ומונעת בלבול או חוסר אחידות בביצוע. 

גיבוש תוכנית עבודה ביום עבודה מרוכז בלבד 
במקום לפזר מאמצים בתהליך תכנון ארוך שגוזל שבועות, ניתן לקיים סשן ממוקד של מספר שעות – עם צוות הנהלה מצומצם או מורחב – בו מגבשים תוכנית ריאלית וישימה לחצי השנה הקרובה. התהליך כולל מיפוי היעדים, דיון קצר על כל יעד, זיהוי פעולות נדרשות ואחראים – ובסופו מתקבלת תוכנית מוכנה ליישום. 

שיתוף בעלי עניין בכל שלב – כדי לייצר מחויבות ובעלות 
ככל שיותר גורמים משתתפים בתהליך – כך גדלה תחושת המחויבות לביצוע. השיתוף כולל מנהלים, עובדים ולעיתים גם נציגי ציבור או תושבים. מדובר לא רק בהצגת התוכנית, אלא בשיח פתוח שמאפשר להבין צרכים, התנגדויות, ולהשיג הסכמות מוקדמות. שיתוף יוצר תחושת בעלות על ההצלחה – ומונע התנגדויות עתידיות. 

איתור חסמים מראש – משפטיים, תקציביים, ארגוניים או ציבוריים 
לפני שמתחייבים לביצוע יעד מסוים, יש לבדוק האם קיימים חסמים שיקשו על מימושו – כמו צורך באישור יועמ"ש, תכנון סטטוטורי שטרם הושלם, חוסר בתקציב או התנגדות ציבורית. מטרת הזיהוי המוקדם היא לא לבטל יעדים, אלא לדחותם לשלב שבו ניתן יהיה לקדמם בצורה אפקטיבית – ובכך לשמור על מיקוד ואפקטיביות בתקופה הקצרה שלפנינו. 

מעקב באמצעות "בקרה מסייעת" – כדי לעזור למנהלים להתקדם, לא לבקר אותם 
במקום לקיים ישיבות בקרה פורמליות שמתמקדות בדיווחים ועמידה ביעדים, "בקרה מסייעת" היא מפגש תכליתי שמטרתו אחת: לעזור למנהל להתגבר על חסמים ולנוע קדימה. הצוות כולל לרוב נציגי הנהלה, גזברות, יועמ"ש או משאבי אנוש – ובמהלך המפגש מאתרים חסמים קריטיים ופועלים לפתרונם. זהו כלי שמחזק את תחושת התמיכה ומגביר את הסיכוי להצלחה בשטח. 

מותאם במיוחד למגזר המוניציפלי 

גישת התכנון הרזה מתאימה במיוחד לרשויות מקומיות, הפועלות בסביבה מורכבת. מדובר על תהליך שמשלב בין ראייה אסטרטגית לבין כלים פרקטיים: מה מגביר את המחויבות של הדרג הביצועי? איך נמנעים מהגדרת יעדים שלא ניתן לממש? ואיך מתאמים בין אגפים שכלל אינם בקשר יומיומי? 

אחד המרכיבים הקריטיים בהצלחה הוא השיח: לדבר על תוצאה – לא על משימה. כשברור לכולם מהי הצלחה (למשל: עלייה של 20% בשביעות רצון מהשירות העירוני), הדרך לשם נעשית משותפת וממוקדת. 

תובנות – כלי תכנון משתף ונגיש 

חלק בלתי נפרד מהשינוי כולל גם כלים חדשים. מערכת "תובנות" מבית טופ סולושנס פותחה במיוחד עבור המגזר הציבורי, מתוך ניסיון של מעל עשור עם מאות רשויות, ממשלות וארגונים. היא כוללת שני מודולים מרכזיים: 

• מודול שיתוף – מאפשר לגבש תובנות איכותיות מאלפי תשובות בשיתוף עובדים ותושבים, באמצעות טכנולוגיה מבוססת AI ובינה קבוצתית. 

• מודול תוכניות עבודה אסטרטגיות – מאפשר לתכנן בצורה פשוטה, גמישה ומהירה. כל יעד נבחן מראש לפי מידת היכולת לממש אותו, והמערכת עוזרת לארגן את כל הפעולות, המדדים והמשאבים סביב תוצאה ברורה. 

באר יעקב: כשפוקוס מביא תוצאה 

בבאר יעקב לדוגמה, נבחרו שלושה דגשים לרשות לשנת 2025; קידום דיגיטציה, טיוב עבודת ממשקים ושיפור איכות השירות והרחבת סל השירותים. התוכניות שנוצרו על ידי אגפי ההנהלה קושרו ישירות לדגשים ומיקדה את העירייה כולה בתוכניות שיובילו אותה להצלחה. ריכוז משאבים, שיתופי פעולה שנוצרו בין אגפים ובעיקר מחויבות הנהלה שמראה לנו שבעזרת חשיבה חדשנית והטמעה נכונה ומהירה, ניתן להגיע להצלחות מהירות. 

שיתוף זה לא מותרות – זו אסטרטגיה 

אחת הטעויות השכיחות בתכנון היא לחשוב שאפשר "להנחית" תוכנית. בפועל, תהליך תכנון שבו כלל המנהלים, בעלי התפקידים והמחלקות שותפים – מייצר מחויבות עמוקה ויכולת ביצוע גבוהה יותר. 

המערכת של תובנות מאפשרת שיתוף פנים ארגוני וחוץ ארגוני – תוך שמירה על גמישות ונגישות. בזכות שיתוף כזה, גם שינויים פתאומיים ניתנים להתמודדות – תוך שמירה על מיקוד וביצוע. 

מוכנים לבנות תוכנית עבודה שבאמת מתממשת? 

עם כלים מתקדמים, מתודולוגיה מוכחת וניסיון בשטח – תובנות מבית טופ סולושנס מציעה לרשויות המקומיות תהליך תכנון שמתחיל בשיתוף ומסתיים בתוצאה. 

השאירו פרטים ונציגנו יחזרו אליכם עם הדגמה מותאמת לרשות שלכם.