נסו לשאול אנשים מהו בזבוז הזמן הגדול ביותר בארגון וכולם יתחילו להתלונן על פגישות עבודה.
חפשו "Meeting" בחנות הספרים של אמאזון ותוכלו למצוא כותרות כמו:
Death by Meeting: A Leadership Fable, Let's Stop Meeting Like This, Meetings Suck וכו'.
בריאן רומאו, ראש המטה למנכ"ל, כותב בבלוג הנהדר שלו: כיצד מנהלי לינקדאין מנהלים את פגישותיהם. מסקנתו של בריאן היא שפגישות יעילות דורשות שיבוצעו הכנות טובות ושתהיה אג'נדה ברורה לפניהן: דיון מובנה ודרישה למשימות ברורות במהלך הפגישה, שיגובו בביצוע אפקטיבי לאחר הפגישה.
השאלה שנשאלת היא האם המסקנות הללו מפתיעות מישהו? אני בטוח שלא. ובכל זאת, למרות שכולם יודעים מה נכון לעשות בתיאוריה, רובנו מתקשים להתכונן כמו שצריך לפגישה, מתקשים לתעד את הפגישה ואת המשימות להמשך, וכמובן רובנו מתקשים לעקוב אחר ביצוע אותם המשימות שנקבעו במהלך הפגישה.
אם אתם מנהלים פגישות צוות ופגישות הנהלה על בסיס קבוע, אתם ודאי נתקלים במכשולים שמונעים מכם לנהל את אותם הפגישות ביעילות:
- הריצה מפגישה לפגישה לא משאירה לכם מספיק זמן על מנת להתכונן כראוי. סביר להניח שהרבה מפעמים אתם ברי מזל להתחיל את הפגישות בזמן שנקבע.
- כשאתם מנהלים את הפגישה, כל תשומת הלב שלכם נתונה להובלה שלה. אין לכם את הפניות הנדרשת על מנת לתעד את הפגישה ולהגדיר משימות להמשך. גם אם תצליחו לרשום הערות בתקווה שתוכלו לגבש את כולם יחד למסמך אחד ואז לשלוח סיכום של הפגישה.. ובכן, ברור לכולנו שאחרי הפגישה הזו מגיעה פגישה נוספת.
אנו כבר יודעים שניהול יעיל של הפגישות יוכל ליצור הבדל משמעותי לארגון, ומצד שני אנו יודעים כמה קשה ליישם ניהול יעיל של הפגישות.
אז מה אנו יכולים לעשות בנוגע לזה?
- אל תנסו לתקן הכל בבת אחת. בחרו את הפגישה השבועית או החודשית החשובה ביותר בעיניכם ונסו להפוך אותה למצוינת.
- ייצרו לעצמכם הרגל לכתוב אג'נדה מראש עבור כל פגישה, מספיק לכתוב שניים עד שלושה נושאים. קבעו זמן לפגישה וודאו שאתם משתפים אותה עם שאר המשתתפים.
- אם אתם לא יכולים להרשות לעצמכם ראש מטה, בחרו מישהו אחראי שתוכלו להפקיד בידיו את נושא תיעוד הפגישות.
- השיגו כלי שיעזור לכם להבנות את פגישה ולתעד אותה.
- וודאו שהאמצעי שבחרתם יכול לעקוב אחרי ביצוע המשימות ומאפשר לכם סקירה מהירה על הסטטוס הנוכחי שלהן.
- השתמשו בכלי הזה בכדי להתכונן לפגישה הבאה. ודאו שאתם מבינים אילו משימות הסתיימו ואילו באיחור. שבחו את האנשים שסיימו את המשימות שלהם בזמן, ותדרשו תוצאות מהאחראים על שאר המשימות מהפגישות הקודמות.
- השתמשו באותו כלי שבחרתם על מנת להתכונן לפגישות אחד על אחד. וגם כאן, תשבחו את מה שבוצע ותדרשו תוצאות על התחייבויות קודמות שלא בוצעו עדיין.
האם תוכלו לחלוק איתנו את הדרך שלכם לניהול פגישות מצוינות?
