היי, אני מעוניין להציג בפניכם את מר 'מחר' וגברת 'עכשיו'. האמת היא שכנראה כולנו די מכירים אותם. מר 'מחר' תמיד יגיד לך לדחות דברים – "אל תעשה עכשיו את מה שתוכל לעשות אחר כך", כוח העל של מר 'מחר' הוא העצלנות. מר מחר יודע שכל מה שאנחנו רוצים זה רק לנוח, לכן הוא מפעיל עלינו מניפולציות בכדי שנרגע ונהנה מהרגע.
מצד שני, נמצאת גברת 'עכשיו'. היא תמיד במירוץ להשלים את הכל וקופצת מנושא לנושא. הכוח העל של גברת 'עכשיו' הוא חוסר הוודאות. חוסר הוודאות הזה גורם לכך שאנחנו לא יודעים לבחור מה חשוב יותר, לא בגלל המורכבות של הנושאים, אלא בגלל שאנו מוצפים במידע שלא מאפשר לנו לשים לב שאנחנו צריכים לקבל החלטה. גברת 'עכשיו' תמיד אומרת לך "אתה חייב לעשות את זה תכף ומיד – זה כל כך חשוב שאתה חייב לעצור הכל ולבצע את זה עכשיו".
הבעיה עם מר 'מחר' וגברת 'עכשיו' היא ברורה, אנחנו פשוט לא מצליחים לבצע את מה שאנחנו צריכים. בין אם אנחנו דוחים את הכל למחר או מנסים להספיק לעשות הכל ביחד, אנחנו נתקלים בקושי לעמוד בכל המשימות והיעדים. למעשה, כמו כל דבר חשוב אחר בחיים, הזמן שלנו צריך להיות מנוהל על ידינו ולא להתבזבז ללא השגחה.
דייויד אלן הוא יועץ שנודע בעיקר כמחבר רב המכר העולמי הספר "Getting Things Done" (בעברית, 'לגרום לדברים לקרות') שעוסק במתודולוגיות ניהול זמן.
אחד החוקים המרכזיים בספר הוא "חוק שתי הדקות". לפי אלן, "אם תקבעו שמשימה יכולה להיעשות בשתי דקות, כדאי שתעשו אותה מיד מכיוון שייקח לכם יותר זמן כדי לארגן אותה מחדש ולעבור עליה שוב מאשר לסיים עם המטלה באותו הרגע שהיא צצה. אם אתם לא נמנעים מהשאלה של מהו הצעד הבא שיש לבצע, תגלו שיש המון מטלות בנות שתי דקות שתוכלו לסיים עוד באותו הרגע". בהרבה מן המקרים הזמן שייקח בכדי לבצע את הצעד הבא הוא אמנם קצר אבל הוא ייקח יותר משתי דקות, כמו לדוגמה הכנת טיוטה של דו"ח גדול בעבודה. לפי אלן, "לא תרצו לעשות זאת בשתי דקות. זה רעיון טוב לשמור את כל הדברים הקטנים הללו ולבצע אותם מתי שיש לכם חלונות זמן קטנים, כמו למשל לעשות סדר בתיבת האימייל". במקרים הללו, עדיף לשים את כל המטלות הקטנות במקום אחד כדי שנוכל לחזור אליהם כשיהיה לנו זמן אליהם.
אז עכשיו, כשאנחנו יודעים שאנחנו זקוקים לכלי שינהל עבורנו את הזמן על מנת להשיג את המטרות והיעדים שלנו, כל מה שאנחנו צריכים זה להשתמש בפתקים באמצעות הסמארטפון או המחברת שלנו. ועדיין, נקודה נוספת שצריכה התייחסות היא שכיום הכל מתבצע במהירות ובשיתוף פעולה, אנו נדרשים לחלוק מידע ולעבוד יחד. אנו זקוקים לכלי שיאפשר לנו יותר מאשר סתם מעקב אחר המטלות שלנו, אלא כזה שיאפשר לנו תקשורת פשוטה עם אנשים נוספים אודות הסטטוס של אותן המטלות.
בעזרת QM7 תוכלו לעשות את כל זה. החל מלאסוף משימות, רעיונות, דרך מעקב אחר התקדמות הפרויקטים ועד שיתוף פעולה ותקשורת בין חברי הצוות. כל מה שצריך זה, ליצור משימה חדשה, ומתי שנוח לך בחור תאריך ואחראי וביצוע, ולעקוב שהיא מתבצעת.
אם בא לכם לשמוע עוד על המתודולוגיה של דייויד אלן, אתם מוזמנים לצפות בקטע הוידאו הבא.
