רשויות מקומיות בזמן מלחמה
דווקא עכשיו "שיתוף ציבור"
אנחנו נמצאים בזמן חירום, זמן שבו התושבים צריכים תמיכה מוגברת מהרשויות המקומיות. על מנת לספק לתושבים מעטפת רחבה של שירותים אשר יתנו מענה מיטבי נכון לבצע התייעצות שיתופית איתם. ההתייעצות תאפשר לרשויות לקבל נקודת מבט רחבה על הצרכים של התושבים כיום.
מצרפים סרטון קצר של 10 דקות בו נפרוט על התייעצויות והמתודולוגיה שמובילה אותן, וכמובן גם על השאלות שנכון לשאול בזמן זה.
"שיתוף ציבור בעולם אידיאלי"
נתחיל מהסוף, הרשות המשתפת האידיאלית בוחרת את היעדים שלה והתוכניות המרכזיות לשנים הקרובות בשיתוף עם התושבים. רשות שבה המרחב העירוני אינקלוסיבי, כוללני, פועל לרווחת התושבים. רשות שבה התושבים מרגישים שרואים אותם בין אם בהיבטי תקציב/פרויקטים ועוד. השיתוף הוא לא חד סטרי, לא רק התושבים משתפים את הרשות, אלא גם הרשות משתפת את התושבים בהצלחות ופעולות שלה, רותמת אותם כסוכני שינוי ומייצרת תהליך שבונה אמון.
המצב כיום
ההנחה שלנו היום היא שיש בעיית אמון של התושב מול הרשות. התושב לא רואה את הפעולות הרבות שנעשות לטובתו וטוען כי כל החלטה מוטית מאינטרסים שונים, שלאו דווקא תואמים את הרצונות שלו. מול התושב, עומדת הרשות ועובדי העירייה. הם מצידם, חרדים ממענה שלילי שהתושב יכול להביא עליהם ברשתות החברתיות השונות, כשלא לכל עובד עירייה יש את המעטפת המתאימה לכך. לצד זה, אנו לא פעם נתקלים ברשויות שסבורות שהן מבינות טוב יותר מהתושב את הצרכים שלו ואת המענה המיטבי עבורו. במקומות אלה שרמת השיתוף נמוכה לא מצליחים להגיע לתובנה חכמה ומשמעותית.
שיתוף ציבור 2.0
בכדי לייצר תהליך שיתוף ציבור אמיתי, צריך לחזור לחשיבה המתודולוגית, לראות איך מכניסים את השיתוף ל DNA הארגוני.
הבסיס מתחיל בתכנון טוב. אם נתכנן טוב יותר, נוכל להוציא לפועל את המדיניות בצורה טובה יותר, להגיע לביצועים טובים מול התושבים ובסוף להעלות את רמת השירות ושביעות הרצון אל מול הרשויות. כשמסתכלים על זה ככה, תהליך התכנון דומה מאוד לתהליך השיתוף. הדעות השונות בתהליך התכנון הופכות לידע. העובדים שלנו הופכים לשותפים לתהליך קבלת ההחלטות ולבסוף המעורבות שלהם מובילה אותנו להגדלת המועילות לארגון. לא יעילות – אלא מועילות. (מה טוב לארגון ולאו דווקא יעיל ארגונית).
בכדי לעשות זאת, אנחנו צריכים להגדיר את התוצאה הרצוייה. תמונת העתיד שנרצה לייצר. ותוצאה נכונה מבוססת על 3 עקרונות חשובים:
תוצאה במונחי קהל היעד (ולא הארגון). מה נרצה שהתושבים ירגישו.
תוצאה שלאו דווקא נמצאת בשליטה שלנו. לא משנה כמה נעשה, יש דברים שהם לא הרמטיים.
תוצאה שהיא תכלית. תמונת העתיד. אלא איפה נרצה להיות בעוד X זמן.
הגדרנו את התוצאה? יופי! מכאן אפשר לחזור לאחור.
אנחנו צריכים לשאול את עצמנו איך נגיע לתמונה הניצחון שהגדרנו? מי יושפע מהעתיד שנרצה לייצר? וכמובן, איך נעודד אנשים לענות?
כדי לעשות שיתוף מוצלח אנחנו צריכים לעקוב אחרי מספר קריטריונים:
ניסוח השאלה הראשונית – שאלה טובה צריכה להסתכל קדימה לעתיד. עדיף לשאול מה נכון לעשות בעתיד ולא לבקש משוב על מה שהיה. ככה מתמקדים בפעולות, בשיח חיובי ולא בתלונות. נכון לשאול שאלות של איך/כיצד, כי מתמקדים בפעולות שניתן לעשות. השאלה צריכה להיות מנוסחת בצורה כמה שיותר אישית, שתרתום את המשתתפים לאתגר.
הגדרת בעלי העניין – מי יושפע מתמונת הניצחון? למי יש את הידע המקצועי בנושא? מי מוסמך ליישם את ההחלטה? כולם בעלי עניין רלוונטיים שיכולים וצריכים לענות על השאלה. אל תשכחו שיש כמה מאפיינים לחכמת הקבוצה – אנשים עם מאפיינים שונים, ברמות שונות בארגון ומחוץ לו, בעלי נקודת ממשק משותפת, אנשים עם דעות מגוונות תוך כדי שאנחנו תמיד שומרים על עצמאות מחשבתית, כדי שהמשתתפים לא יהיו מושפעים מדעות של אנשים אחרים.
איך נעודד אנשים לענות? שימו לב שיש פרצוף מאחורי שאלה, כשאנשים רואים שמה שהם אומרים אכן מגיע למקבל החלטות אמיתי – הם יענו יותר. שאלה רלוונטית תמיד תעודד עוד אנשים וכמובן, דרך הפצה שתהיה זמינה ונכונה לקהל היעד. לא לשכוח להתמקד בשאלה, בכל שלב שהוא. בין אם בפגישה פיזית או באופן וירטואלי. שהשאלה תמיד תהיה מול המשתתפים כדי שתמיד יחזרו למקור.
כמה טיפים למתווה תהליך נכון
- מומלץ להתחיל בתוך הארגון. לפני שליחת מיילים לאלפי אנשים, כדאי לכנס מפגש מצומצםעם בעלי הסמכות ומקבלי ההחלטות בארגון, ולהרחיב אותו בהדרגה.
- נכון לייצר תהליך הכולל מספר שלבים. כל שלב יכול להתייחס לקבוצה אחרת של אנשים, עד שמגיעים לקבוצה כולה.
- לקבוצות שונות יתאימו ערוצים שונים. פייסבוק היא דרך מצויינת לפנות אל תושבי העיר לדוגמא, אך לא למנהלים בכירים. חברי הדירקטוריון שלך יצפו כנראה לשיחת טלפון אישית.
- חשוב שהמשתתפים יבינו את מתווה התהליך. במיוחד בשלבים הראשונים של תהליכים מורכבים, חשוב להציג למשתתפים במסגרת הרקע לתהליך את השלבים הצפויים והקבוצות שייקחו בו חלק. אין מה להסתיר.
אז איך מתמודדים עם שיתוף ברמה האסטרטגית?
ראשית צריך להראות לכל עובד את הערך בשיתוף. רק ככה תוכלו לייצר סוכני שינוי נוספים שיגדילו ראש, יביאו את קול הציבור ויובילו להצלחות. כמה דברים שאפשר לעשות כדי לשתף באופן מוצלח – לבנות תוכנית עבודה בשיתוף עם העובדים, עירונית או משרדית לשיתוף ציבור, להגדיר ולאפיין את כלל המתודות בשיתוף כלל האגפים בארגון, לייצר פורום קבוע ללימוד עמיתים, לנעוץ בתוך תוכנית העבודה השנתית מקומות בו ניתן לעשות שיתוף ציבור כבר מתחילת השנה, להציע סדנאות והדרכות לשיתוף ציבור לארגון על בסיס שנתי ועוד.
נוסיף נקודה למחשבה לסוף שנוגעת בכל אחד מכם. תסתכלו על התושבים כלקוחות. תבנו להם סיפור של שיתוף נכון. כך, לכל תושב בתהליך השיתוף נרצה לייצר חווית משתמש אחידה. שכל אחד יראה את התהליך כולו, יבין את האימפקט שלו בתהליך וירתום עוד אחרים.
אנו בטופ סולושנס. לא מחזיקים בכל התשובות, אבל אנחנו צוברים מומחיות כבר למעלה מעשור. אנחנו רואים את כל הרשויות באופן רוחבי ולא מביאים רק טכנולוגיה אלא גם אנליזה. נשמח להיכנס איתכם לעומקי המתודולוגיה כדי להצליח ולהחדיר את השיתוף לכל רשות במדינה.
דוגמאות לשאלות לשיתוף ציבור בעת הזו:
רוצים לשאול על הצרכים של התושבים? השאלות הנכונות עבורכם הן: איך נוכל לתת לצרכים שלכם בתקופה קשה זו מענה? מה יכול לחזק את הקהילה שלנו בשגרת החיים החדשה עקב המלחמה? אילו מענים קהילתיים אתם מצפים לקבל? מהם הצרכים והדאגות הדחופים ביותר עבורך ועבור משפחתך במהלך מציאות קשה זו?
כך נייצר שאלה פתוחה ונוכל להבין האם דרושה להם עזרה נפשית/פסיכולוגית, לוגיסטית, עזרה למשפחות ועוד.
רוצים לשאול על לוגיסטיקה והתארגנות העירייה? השאלות הנכונות עבורכם הן: עד כמה אתם מוצאים בקלות את המקלטים הציבוריים בעיר? האם יש אזורים או מתקנים ספציפיים שלדעתך דורשים טיפול או שיפור מיידי? לאור המצב הביטחוני, איך העירייה יכולה לשפר את הפצת העדכונים החיוניים כדי להבטיח שכולם יהיו מעודכנים ומוכנים בזמן אמת?
רוצים לשאול על חינוך? השאלות הנכונות עבורכם הן: איך נוכל לגרום לכם להרגיש בטוחים במסגרות החינוך בעיר? איך נוכל לייצר שגרת לימודים נכונה ומכילה עבור תלמידי הרשות? איך נוכל לתרום לילדכם בתקופת הלמידה הנוכחית? מהם הצרכים של התלמידים בתקופה זו?
